Se préparer à siéger sur un comité de sélection au Québec : Un guide

Être invité à siéger sur un comité de sélection implique une responsabilité claire : évaluer avec rigueur, impartialité et capacité de justification. Peu importe le domaine (ingénierie, construction, TI/Cloud, services professionnels), la solidité du processus dépend directement de la qualité de la préparation et de la traçabilité des décisions.

1) Clarifier le rôle dès la convocation

Avant de commencer la lecture :

• Comprendre la raison de l’invitation (expertise technique, expérience terrain, regard neutre, etc.)

• Définir le rôle exact (évaluateur, expert technique, membre externe, président de séance, etc.)

• Confirmer les livrables attendus (notes, commentaires, participation à la délibération, avis écrit)

• Valider le calendrier (temps de lecture, date de séance, délai de remise des notes)

Objectif : éviter toute improvisation et sécuriser le temps nécessaire à une analyse de qualité.

2) Vérifier l’impartialité et déclarer les conflits d’intérêts

Avant d’accéder aux soumissions :

• Identifier tout lien direct ou récent avec un soumissionnaire

• Détecter tout intérêt personnel ou professionnel susceptible d’influencer l’évaluation

• Déclarer aussi les situations qui pourraient être perçues comme un biais, même sans biais réel

Principe : privilégier la transparence pour protéger la crédibilité du comité.

3) Exiger un “kit du comité” complet

Pour évaluer correctement, obtenir au minimum :

• Documents de l’appel d’offres (et addendas)

• Grille d’évaluation et pondérations

• Échelle de notation et définitions par niveau (ex. 0 à 5)

• Règles de confidentialité et de conduite

• Consignes de remise des notes (format, outil, échéance)

Sans ces éléments, risque élevé de notes subjectives et non comparables.

4) Lire la grille avant de lire les soumissions

Commencer par :

• Repérer les critères les plus pondérés

• Comprendre les attentes implicites et explicites

• Identifier ce qui distingue une note “adéquate” d’une note “excellente”

• Lister les preuves attendues (projets comparables, méthodologie, gouvernance, ressources, gestion des risques, etc.)

Objectif : lire chaque soumission comme une réponse à des critères, pas comme un document marketing.

5) Structurer la lecture en deux passes

Pass 1 : repérer

• Surigner uniquement ce qui répond à un critère

• Identifier les zones floues (“on fera”, “on prévoit”, “on pourrait”)

• Noter les signaux faibles : ressources non nommées, échéancier irréaliste, risques absents, expérience imprécise

Pass 2 : noter et justifier
Pour chaque critère :

• Résumer les preuves observées (faits)

• Expliquer la note (raisonnement)

• Exiger des commentaires concrets et défendables, pas des impressions générales

Exemple de justification utile :
“Deux projets comparables décrits (taille, contexte, rôle, résultats) → capacité démontrée → note élevée.”

6) Maintenir la cohérence entre tous les soumissionnaires

Pour éviter les écarts arbitraires :

• Conserver un repère interne : un exemple de 5/5, un exemple de 3/5

• Comparer la qualité des preuves, pas le style de rédaction

• Ajuster, si nécessaire, en appliquant la même logique à tous les dossiers

Objectif : produire une notation stable et défendable.

7) Contribuer en séance avec une logique “faits → critères → conclusion”

Pendant la délibération :

• Décrire d’abord les éléments factuels présents dans les soumissions

• Relier ensuite directement à la grille et aux attentes du critère

• Formuler une conclusion basée sur les preuves, pas sur l’intuition

• Éviter les formules vagues (“bon feeling”, “ne pas le sentir”)

But : réduire les biais et faciliter la consolidation.

8) Sécuriser les traces et respecter la confidentialité

Après la séance :

• Remettre les notes au format demandé

• S’assurer que chaque note importante est justifiée par écrit

• Éviter tout commentaire subjectif, émotionnel ou interprétable

• Respecter strictement la confidentialité (documents, discussions, résultats)

Objectif : protéger l’organisation et renforcer la transparence du processus.

Checklist rapide (participant invité)

1. Clarifier rôle, livrables et calendrier

2. Vérifier et déclarer tout conflit d’intérêts (réel ou apparent)

3. Obtenir le kit complet : AO + addendas + grille + échelle + consignes

4. Lire la grille avant les soumissions

5. Noter chaque critère avec preuves + justification

6. Vérifier la cohérence des notes entre soumissionnaires

7. En séance : faits → critères → conclusion

8. Après : traces complètes + confidentialité respectée

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